ลูกหนี้ร้านชำ จัดการยังไงไม่ให้เงินจม

ร้านชำแทบทุกร้านมี "สมุดหน้าหลัง" เล่มหนึ่งที่จดว่าใครติดเงินเราอยู่ ป้าคนนั้นค้างค่ากับข้าว ลุงคนนี้ซื้อเหล้าไปก่อนสิ้นเดือนค่อยจ่าย พอลูกหนี้เริ่มเยอะ เรื่องที่เคยง่ายก็เริ่มปวดหัว

ปัญหาคือ ลูกหนี้ที่คุมไม่ดีมันทำให้ "เงินจม" โดยที่เราไม่รู้ตัว บทความนี้จะเล่าว่าเงินจมเกิดจากอะไร และจะจัดการลูกหนี้ยังไงให้ร้านมีเงินหมุน โดยไม่ต้องทะเลาะกับลูกค้า

"เงินจม" เพราะลูกหนี้ คืออะไร

ลองนึกภาพง่ายๆ ของออกจากร้านไปแล้ว แต่เงินยังไม่เข้ากระเป๋า พอถึงเวลาสั่งของเข้าร้านรอบใหม่ เราต้องควักเงินก้อนของเราเองไปจ่าย ทั้งที่ความจริงเงินก้อนนั้นควรมาจากลูกค้าที่ยังค้างอยู่

ถ้าลูกหนี้ค้างกันหลักพันหลักหมื่น เงินสดที่ควรเอาไปหมุนซื้อของก็หายไปอยู่ในสมุด นี่แหละคือเงินจม ยิ่งค้างนาน ยิ่งหมุนไม่ทัน บางร้านขายดีแต่เงินไม่พอสั่งของ ก็เพราะลูกหนี้นี่เอง

ปัญหาคลาสสิกของการจดลูกหนี้ใส่สมุด

ไม่ใช่ว่าสมุดไม่ดี แต่พอปริมาณเยอะขึ้น มันเริ่มเอาไม่อยู่

• จดตกบ้าง ตอนลูกค้าเยอะๆ ลืมจดไปเลยก็มี
• ลายมืออ่านไม่ออก ตัวเลขเบลอ ทวงไปก็เถียงกัน
• จำไม่ได้ว่าคนนี้จ่ายไปแล้วหรือยัง จ่ายมาบางส่วนแล้วเหลือเท่าไหร่
• สมุดหาย โดนน้ำหก หนูกัด ข้อมูลหายเกลี้ยง
• ไม่รู้ยอดรวมว่าทั้งร้านมีลูกหนี้ค้างอยู่กี่บาท เลยไม่รู้ว่าเงินจมไปเท่าไหร่

หลัก 4 ข้อ จัดการลูกหนี้ให้อยู่หมัด

ไม่ว่าจะใช้สมุด Excel หรือแอป หลักการเหมือนกันหมด

1. บันทึกให้ครบทุกครั้ง อย่างน้อยต้องมี วันที่ ชื่อลูกค้า ยอดที่ค้าง และซื้ออะไรไป การจดครบตั้งแต่แรกช่วยให้ตอนทวงไม่มีดราม่า เพราะมีหลักฐานชัด

2. ตั้งวงเงินเชื่อต่อคน กำหนดไว้ในใจว่าแต่ละคนให้ค้างได้ไม่เกินเท่าไหร่ เช่น คนนี้ให้ค้างได้ไม่เกิน 500 พอใกล้ถึงก็บอกดีๆ ให้เคลียร์ก่อน จะได้ไม่ค้างพอกจนเก็บไม่ไหว

3. ดูอายุหนี้ คือดูว่าแต่ละยอดค้างมานานแค่ไหน ค้าง 3 วันกับค้าง 3 เดือนไม่เหมือนกัน คนที่ค้างนานสุดควรทวงก่อน เพราะยิ่งนานยิ่งมีโอกาสสูญ

4. ตั้งรอบทวงประจำ เลือกวันประจำ เช่น ทุกสิ้นเดือนหรือทุกวันเงินเดือนออก แล้วทวงเป็นกิจวัตร ไม่ใช่นึกขึ้นได้ค่อยทวง การมีรอบชัดเจนทำให้ลูกค้าเตรียมตัว และเราไม่รู้สึกเกรงใจจนไม่กล้าทวง

วิธีทวงหนี้ให้ได้เงิน โดยไม่เสียลูกค้า

เจ้าของร้านหลายคนกลัวว่าทวงแล้วลูกค้าจะโกรธ ไม่มาซื้ออีก จริงๆ ถ้าทำให้เป็นเรื่องปกติ มันไม่น่ากลัวอย่างที่คิด

• เตือนแบบเป็นมิตร ใช้คำว่า "พี่ครับ ยอดเดือนนี้ประมาณเท่านี้นะครับ" ดีกว่าไปต่อว่า
• ส่งยอดสรุปให้เห็น บอกไปเลยว่าค้างตั้งแต่วันไหน ยอดเท่าไหร่ พอเห็นตัวเลขชัด ส่วนใหญ่จะจ่ายง่ายขึ้น
• ให้จ่ายบางส่วนได้ ถ้าเขายังไม่พร้อมเต็มก้อน รับบางส่วนไว้ก่อนดีกว่าปล่อยค้างทั้งหมด
• ทำให้เป็นระบบ ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว ถ้าทวงทุกคนเหมือนกันตามรอบ ลูกค้าจะเข้าใจว่านี่คือวิธีทำงานของร้าน ไม่ใช่เรามีปัญหากับเขา

เครื่องมือช่วยจัดการลูกหนี้ มีอะไรบ้าง

สมุด ฟรีและง่าย เหมาะกับร้านที่ลูกหนี้ยังน้อย แต่พอเยอะขึ้นจะเจอปัญหาที่เล่าไปข้างบน

Excel หรือ Google Sheets ดีขึ้นเยอะ ค้นหาได้ รวมยอดอัตโนมัติได้ แต่ต้องทำตารางเอง และตอนขายหน้าร้านจริงๆ การสลับมาเปิดชีตกรอกทีละคนก็ไม่ค่อยสะดวก

แอป POS ที่มีระบบลูกหนี้ในตัว ข้อดีคือตอนคิดเงิน ถ้าลูกค้าขอเชื่อ ก็กดบันทึกเป็นลูกหนี้ได้เลยในบิลเดียว ระบบรวมยอดให้ เห็นว่าใครค้างเท่าไหร่ ค้างมานานแค่ไหน ไม่ต้องมานั่งไล่สมุด

สรุปสั้นๆ ลูกหนี้ไม่ใช่เรื่องผิด การขายเชื่อช่วยรักษาลูกค้าประจำได้ แต่ต้องบันทึกให้ครบ ตั้งวงเงิน ดูอายุหนี้ และทวงเป็นรอบ แค่นี้เงินก็ไม่จม และร้านก็มีเงินหมุนไปสั่งของได้ตลอด